Assistant IA d'office notarial : par où commencer

Pour ouvrir un assistant d'intelligence artificielle (IA) dans un office notarial, commencez par rassembler une douzaine de documents internes sans données de clients : listes de pièces par type de dossier, procédures, réponses types, lexique, règles d'usage. Faites-les valider et dater. C'est ce travail, plus que le choix de l'outil, qui décide de la qualité des réponses.

Les documents à rassembler

Les règles à fixer avant d'ouvrir

Le guide « Introduction à l'intelligence artificielle à l'attention des notaires » (Institut d'études juridiques du Conseil supérieur du notariat, décembre 2025) et le règlement professionnel du notariat donnent les repères :

• Outils autorisés : seuls les outils identifiés, sélectionnés et maîtrisés par l'office ; pas de compte personnel gratuit.
• Formation : l'office organise ou valide la formation des collaborateurs qui utilisent l'outil (article 4 du règlement européen sur l'IA).
• Règlement intérieur et contrat de travail : le guide recommande qu'ils évoquent l'usage de l'IA.
• Secret : le notaire veille à ce que ses collaborateurs et prestataires soient instruits du secret (article 8.1 du règlement professionnel).
• Délégué à la protection des données : sa désignation est obligatoire dans chaque office (article 10) ; associez-le dès le départ.
• Clients : un outil tourné vers les clients se limite à l'orientation et aux informations générales, avec renvoi vers un rendez-vous.

Les questions à poser au fournisseur

Quel que soit l'outil envisagé, demandez par écrit :

1. Où les documents et les conversations sont-ils stockés et traités ?
2. Les données servent-elles à entraîner un modèle ? Sont-elles conservées par un sous-traitant ?
3. Un contrat de sous-traitance au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD) est-il fourni ?
4. L'assistant cite-t-il le document d'où vient chaque réponse ?
5. Peut-on donner des accès nominatifs avec des rôles différents (notaire, clerc, accueil) ?
6. Peut-on exporter ou supprimer les données à la fin du contrat ?

Faites relire les réponses par le délégué à la protection des données. En cas de doute sur la compatibilité avec le secret professionnel, interrogez la chambre des notaires.

Le premier mois, pas à pas

1. Semaine 1 : rassembler les documents 1 à 7 du tableau, même imparfaits.
2. Semaine 2 : les faire valider et dater ; écrire la charte d'usage.
3. Semaine 3 : ouvrir l'assistant à deux ou trois collaborateurs volontaires, en usage interne seulement.
4. Semaine 4 : relire les questions posées, corriger les documents qui ont produit une réponse fausse ou incomplète, puis élargir à l'équipe.

Un exemple : un office qui commence par sa seule activité de vente peut se contenter des documents 1, 5, 6 et 7 pour un premier essai avec l'accueil et les nouveaux clercs, puis ajouter les autres familles de dossiers.