Le notaire a-t-il une obligation de former ses collaborateurs ?

Oui. L'article 11 du règlement professionnel du notariat prévoit que le notaire a le devoir de contribuer à la formation des collaborateurs et notaires stagiaires.

Faut-il former les collaborateurs avant de leur donner un outil d'IA ?

Oui. Le guide du Conseil supérieur du notariat rappelle que l'article 4 du règlement européen sur l'IA impose au déployeur d'assurer un niveau suffisant de maîtrise de l'IA ; l'office organise ou valide la formation des collaborateurs qui l'utilisent.

Former un nouveau clerc de notaire : procédures internes

Former un nouveau clerc, c'est lui transmettre trois choses : les procédures de l'office, son vocabulaire et ses outils, et les règles de déontologie. Le règlement professionnel du notariat en fait un devoir du notaire. Un assistant d'équipe, nourri des documents internes, répond aux questions du nouveau venu à toute heure, et laisse aux collaborateurs confirmés le temps de transmettre ce qui ne s'écrit pas.

Ce que dit le texte

Le règlement professionnel du notariat (arrêté du 29/01/2024) contient trois règles utiles ici :

Article 11 : le notaire a le devoir de contribuer à la formation des collaborateurs et notaires stagiaires, et assure dans la mesure de ses moyens l'accueil et la formation de stagiaires.
Article 12 : le notaire veille au respect de la déontologie notariale par ses collaborateurs.
Article 9 : parmi les obligations de lutte contre le blanchiment de capitaux figurent l'identification de la clientèle, la déclaration de soupçon et la formation du personnel.

Le guide « Introduction à l'intelligence artificielle à l'attention des notaires » (Institut d'études juridiques du Conseil supérieur du notariat, décembre 2025) ajoute que l'office qui déploie un outil d'IA doit organiser ou valider la formation de tous les collaborateurs amenés à l'utiliser (article 4 du règlement (UE) 2024/1689). Il prévoit que les formations incluent les technologies numériques, la protection des données et les enjeux éthiques de l'IA, et que le règlement intérieur et le contrat de travail évoquent l'usage de l'IA.

Le programme des premières semaines

Semaine	Thème	Documents de l'office
1	Secret professionnel, déontologie, accueil des clients	Note sur le secret, règles d'identification au téléphone, charte d'usage des outils
1	Outils	Logiciel de rédaction, clé de signature, messagerie, gestion électronique des documents
2	Le dossier de vente	Liste de pièces, étapes, trames, lettres types
3	Le dossier de succession	Liste de pièces, étapes, consultations des fichiers
4	Formalités et comptabilité du dossier	Notes de procédure des formalistes, règles de provision

Le vocabulaire de l'office

Un nouveau collaborateur bute d'abord sur les mots. Une fiche lexique, donnée à l'assistant, évite de poser dix fois la même question. Quelques entrées, d'après le Conseil supérieur du notariat et notaires.fr :

Clé Real : clé qui permet d'apposer la signature électronique et le sceau du notaire.
Réseau Real : réseau sécurisé qui accueille les outils et services des notaires et de leurs collaborateurs.
Id.Not : identifiant unique et système d'authentification de la profession, mis en place en septembre 2015.
Minutier central électronique : lieu de dépôt des actes authentiques électroniques.
Minute : l'original de l'acte, conservé par le notaire pendant 75 ans.
Télé@ctes : transmission dématérialisée des actes au service de la publicité foncière.

Complétez cette fiche avec le vocabulaire propre à votre office : noms des dossiers partagés, codes des types d'actes, nom des responsables.

Ce que l'assistant apporte au nouveau clerc

Des réponses sourcées : « Quelles pièces pour un Pacs avec un partenaire né à l'étranger ? » L'assistant cite la liste de l'office.
La bonne trame : il indique la version à jour et sa note d'usage (voir les trames d'actes et modèles internes).
Les procédures : « Que fait-on après la signature ? » Il reprend la note des formalistes.
Le lexique, à toute heure.

Le tuteur garde ce qui demande du jugement : la relecture des premiers projets d'actes, la manière de parler à une famille en deuil, l'arbitrage entre deux options.

Ce qu'il ne fait pas

L'assistant n'est pas un référent juridique. Le guide du Conseil supérieur du notariat insiste : il faudra être un « bon juriste » avant d'être un « bon praticien de l'IA ». Un nouveau clerc qui obtient une réponse vérifie la source et, au moindre doute, demande à son tuteur.

Les règles d'usage à remettre le premier jour

Utiliser seulement les outils choisis par l'office ; jamais de compte personnel d'un outil grand public.
Ne saisir aucune donnée de client dans un outil non validé par l'office.
Vérifier la source citée par l'assistant avant de reprendre une réponse.
Signaler une réponse fausse ou périmée au responsable de la base.

Pour la liste des documents à préparer en amont, voir par où commencer.