Guide
Charte IA de l'office notarial : que mettre dedans
Outils autorisés, comptes personnels interdits, formation, vérification, secret : les rubriques d'une charte IA d'office, d'après le guide du notariat.
Mis à jour le
Une charte IA d'office notarial dit, en quelques pages, quels outils l'équipe peut utiliser, avec quelles données, comment vérifier les réponses et qui décide. Le guide « Introduction à l'intelligence artificielle à l'attention des notaires », publié en décembre 2025 par l'Institut d'études juridiques du Conseil supérieur du notariat, en fournit la matière : outils choisis par l'office, comptes personnels gratuits interdits, formation obligatoire, règlement intérieur et contrat de travail mis à jour.
Ce que demande le guide du notariat
Le guide formule plusieurs exigences qui ont leur place dans une charte :
- Encadrer plutôt que laisser faire : il ne s'agit pas de laisser les collaborateurs libres d'utiliser l'IA, mais de l'intégrer dans les process de l'office de manière organisée ; le règlement intérieur et le contrat de travail devront évoquer l'usage de l'IA.
- Interdire les comptes personnels gratuits : le guide le recommande « tout particulièrement », en raison des risques sur la qualité des résultats et sur le secret professionnel. Seuls les outils identifiés, sélectionnés et maîtrisés par l'office sont utilisés, après formation.
- Former : l'article 4 du règlement (UE) 2024/1689 impose aux déployeurs d'assurer une maîtrise suffisante de l'IA ; l'office organise ou valide la formation de tous les collaborateurs qui utilisent ses outils.
- Partir du risque : le guide conseille de considérer que, par défaut, l'usage d'une IA implique un risque de violation du secret.
- Garder la main : la meilleure manière d'utiliser l'IA reste de lui déléguer des actions qu'on maîtrise soi-même, pour contrôler ses résultats, dont on demeure seul responsable.
- Préférer les documents choisis : le guide encourage la technique qui cherche d'abord l'information dans des documents fournis à l'avance avant de rédiger la réponse.
Le règlement professionnel du notariat rappelle de son côté que le notaire veille à ce que ses collaborateurs et prestataires soient instruits du secret (article 8.1), et qu'il emploie tous moyens pour assurer la sécurité de son environnement informatique (article 22.1).
Les rubriques d'une charte d'office
| Rubrique | Ce qu'elle dit |
|---|---|
| Objet | Pourquoi l'office utilise un assistant, pour quelles tâches |
| Outils autorisés | La liste nominative ; tout autre outil est interdit pour le travail de l'office |
| Comptes | Comptes nominatifs fournis par l'office ; jamais de compte personnel |
| Données | Ce qu'on peut donner à l'outil (procédures, listes, trames vierges) et ce qu'on ne donne jamais (dossiers clients non autorisés, déclarations de soupçon) |
| Vérification | Toute réponse se vérifie à sa source avant d'être reprise ; le collaborateur reste responsable |
| Clients | Ce que l'outil peut dire à un client (informations générales) et ce qui reste à l'humain (conseil, dossier, rendez-vous) |
| Formation | Formation avant tout accès, contenu, mise à jour |
| Incident | Qui prévenir en cas d'erreur, de fuite ou de doute : notaire, délégué à la protection des données |
| Révision | Date, responsable, rythme de mise à jour |
Pour une trame générale de charte d'entreprise et son lien avec le règlement intérieur, voir ce modèle de plan de charte IA. Le risque des usages sans cadre est détaillé dans la page sur la shadow IA.
Ce que la charte change pour un assistant d'équipe
Une charte bien écrite décide de la base de l'assistant : seuls les documents autorisés y entrent, chaque document a un responsable et une date, et l'outil choisi par l'office est le seul utilisé. Le guide du notariat insiste aussi sur la formation des débutants : un jeune collaborateur doit apprendre certaines tâches de base, comme rédiger un courrier aux clients, avant de pouvoir les confier à un outil. La charte peut le prévoir pour les premières semaines (voir la formation d'un nouveau clerc).
Plusieurs solutions permettent de construire un tel assistant. ALMA, éditée par IArche, en est une : base de connaissances construite à partir des fichiers de l'office, réponses qui citent leurs sources, partage avec l'équipe et gestion des rôles. Les engagements de confidentialité et le lieu de traitement des données sont à vérifier avec IArche avant de vous engager, au regard du secret professionnel.
Points à vérifier avant de diffuser la charte
- Le notaire l'a validée et datée.
- Le délégué à la protection des données l'a relue.
- Le règlement intérieur et les contrats de travail y renvoient.
- Chaque collaborateur l'a reçue avec sa formation.
- La liste des outils autorisés est à jour.
Questions fréquentes
Une charte IA est-elle obligatoire dans un office notarial ?
Aucun texte lu pour cette page ne l'impose sous ce nom. Le guide du Conseil supérieur du notariat demande en revanche que le règlement intérieur et le contrat de travail évoquent l'usage de l'IA, et que seuls les outils identifiés, sélectionnés et maîtrisés par l'office soient utilisés.
Peut-on laisser les collaborateurs utiliser un compte gratuit d'assistant grand public ?
Non. Le guide recommande tout particulièrement d'interdire l'usage de comptes personnels gratuits par les collaborateurs.
La formation des collaborateurs est-elle obligatoire ?
Le guide rappelle que l'article 4 du règlement européen sur l'IA impose au déployeur un niveau suffisant de maîtrise de l'IA : l'office organise ou valide la formation de tous les collaborateurs qui utilisent ses outils.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :