Fiche
Secret professionnel du notaire et de ses collaborateurs
Code de déontologie, règlement professionnel, Code pénal : ce qui couvre le secret à l'office, et les règles qui en découlent pour un assistant d'IA.
Mis à jour le
Le secret professionnel couvre tout ce qui a été porté à la connaissance du notaire dans l'exercice de ses fonctions, et il s'impose à toute personne placée sous son autorité : clercs, formalistes, négociateurs, accueil. Il s'étend aux prestataires de l'office. Un outil d'intelligence artificielle (IA) est un prestataire de plus : avant de lui confier quoi que ce soit, l'office vérifie qu'il respecte ce cadre.
Ce que disent les textes
Le code de déontologie des notaires (décret n° 2023-1297 du 28/12/2023) pose le principe à son article 8 : le notaire et toute personne placée sous son autorité sont tenus au secret professionnel. Son article 2 précise que le notaire ne peut déléguer l'accomplissement des actes inhérents à son statut d'officier public et ministériel.
Le règlement professionnel du notariat (RPN), approuvé par arrêté du 29/01/2024 entré en vigueur le 01/02/2024, détaille la règle :
- article 8.1 : le secret couvre tout ce qui a été porté à la connaissance du notaire dans l'exercice de ses fonctions, y compris les actes, documents et échanges, électroniques compris ; le notaire veille à ce que ses collaborateurs et prestataires soient instruits de cette obligation ;
- article 8.2.1 : le notaire salarié ne peut opposer le secret à son employeur, mais il n'a à connaître que les affaires qui lui sont confiées ; entre offices distincts, le secret s'applique ;
- article 8.2.3 : les actes déposés ne sont communiqués qu'aux parties, à leurs héritiers, ayants droit ou mandataires, sur justification d'identité ;
- article 2.2.2 : certaines tâches administratives, comme le standard téléphonique ou l'archivage, peuvent être confiées à un tiers sous réserve de clauses de confidentialité ;
- article 10 : la désignation d'un délégué à la protection des données est obligatoire dans chaque office ;
- article 22.1 : le notaire emploie tous moyens pour assurer la sécurité de son installation et de son environnement informatiques.
Le Code pénal, article 226-13 : la révélation d'une information à caractère secret par une personne qui en est dépositaire par état ou par profession est punie d'un an d'emprisonnement et de 15 000 euros d'amende.
Ce que le Conseil supérieur du notariat en dit pour l'IA
Le guide de l'Institut d'études juridiques du Conseil supérieur du notariat (décembre 2025) relève que l'usage d'outils d'IA implique souvent la transmission d'informations à un tiers, donc un risque pour le secret. Il distingue les outils gratuits, dont le modèle repose sur l'exploitation des données saisies, et les solutions professionnelles conçues pour respecter la confidentialité. Il conseille de partir du principe que, par défaut, l'usage d'une IA implique un risque de violation du secret, et d'interdire aux collaborateurs l'usage de comptes personnels gratuits. Les autres recommandations du guide sont résumées dans cette présentation du guide IA du Conseil supérieur du notariat.
Les règles pratiques pour un assistant d'équipe
| Question | Règle de prudence |
|---|---|
| Quels documents lui donner ? | D'abord des documents sans données de clients : listes de pièces, procédures, trames vierges, réponses types |
| Qui y a accès ? | Les collaborateurs de l'office, avec un compte nominatif ; pas d'accès partagé |
| Où sont les données ? | Question à poser au fournisseur par écrit, avec le délégué à la protection des données |
| Les échanges servent-ils à entraîner un modèle ? | Réponse écrite du fournisseur exigée ; le guide rappelle qu'un fournisseur qui n'entraîne pas son modèle peut tout de même conserver les données |
| Un client peut-il interroger l'assistant sur son dossier ? | Non sans identification préalable ; la réponse sur un dossier revient au clerc |
| Le contrat avec le fournisseur | Clause de confidentialité, comme pour le standard ou l'archivage |
Ce qui reste à l'humain
L'outil ne décide pas de ce qui peut être communiqué. Une demande de copie d'acte, un appel d'un tiers qui se dit héritier, un courriel d'une banque : la vérification d'identité et la décision restent au collaborateur, sous l'autorité du notaire. En cas de doute sur un outil, le délégué à la protection des données de l'office et la chambre des notaires sont les bons interlocuteurs.
Pour le cas concret de l'accueil, voir l'accueil téléphonique de l'office et « Où en est mon dossier ? ».
Questions fréquentes
Un clerc est-il tenu au secret comme le notaire ?
Oui. L'article 8 du code de déontologie des notaires vise le notaire et toute personne placée sous son autorité, et le règlement professionnel demande au notaire de veiller à ce que ses collaborateurs et prestataires en soient instruits.
Que risque-t-on en cas de violation du secret ?
L'article 226-13 du Code pénal punit la révélation d'une information à caractère secret par une personne qui en est dépositaire d'un an d'emprisonnement et de 15 000 euros d'amende.
Un office doit-il avoir un délégué à la protection des données ?
Oui. L'article 10 du règlement professionnel du notariat rend sa désignation obligatoire dans chaque office notarial.
Sources
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