« Où en est mon dossier ? » : répondre chez le notaire

Pour savoir où en est son dossier, le client s'adresse au clerc qui le suit, par téléphone, par courriel ou par l'espace en ligne de l'office s'il en a un. Côté office, c'est la question la plus fréquente, et la plus délicate : la réponse porte sur un dossier précis, donc sur des informations couvertes par le secret. Un assistant peut aider l'équipe à y répondre vite, à condition de respecter deux limites.

Ce que dit le Conseil supérieur du notariat

Le guide « Introduction à l'intelligence artificielle à l'attention des notaires » (Institut d'études juridiques du Conseil supérieur du notariat, décembre 2025) cite justement ces demandes simples, « obtenir confirmation d'une date de signature, poser une question simple sur l'état d'avancement du dossier », parmi celles qu'un outil de relation client peut traiter à toute heure. Il ajoute deux réserves :

1. Le secret professionnel. Il peut imposer d'identifier le client avant de lui délivrer certaines informations.
2. Les décisions automatisées. Une IA qui, sans intervention humaine, modifie une date de rendez-vous de signature et envoie une confirmation relève d'une décision individuelle automatisée au sens de l'article 22 du règlement général sur la protection des données (RGPD). Le client doit être informé que la réponse vient d'un système informatique et de son droit à une intervention humaine.

Le règlement professionnel du notariat (article 8.2.3) va dans le même sens pour les actes : ils ne sont communiqués qu'aux parties, héritiers, ayants droit ou mandataires, sur justification d'identité.

Deux façons d'utiliser un assistant

Pour un office qui commence, l'usage interne suffit et ne pose pas la question de l'identification. L'usage externe demande une réflexion avec le délégué à la protection des données de l'office.

Une réponse en trois couches

1. Le général, que l'assistant peut donner à tous : les étapes d'une vente, d'une succession, d'un Pacs, et ce qui les fait durer. Voir le délai entre compromis et acte de vente.
2. Le procédural, que l'assistant donne au collaborateur : qui suit le dossier, quelle pièce attendre, quelle formule utiliser pour annoncer un retard.
3. Le particulier, que seul le collaborateur donne, après identification : la date de signature, la réponse de la banque, la pièce manquante dans ce dossier.

Ce que l'office prépare

• La liste des étapes types par catégorie de dossier, avec ce qui bloque le plus souvent.
• Les formules validées pour annoncer un retard sans le justifier par une information du dossier d'un tiers (banque, autre partie).
• La règle d'identification : quelles questions poser avant de répondre sur un dossier par téléphone.
• La personne de référence pour chaque type de dossier.

Une fois ces documents écrits, ils servent aussi bien à l'assistant qu'au collaborateur qui vient d'arriver (voir la formation d'un nouveau clerc).