Un assistant peut-il rédiger un acte à partir des trames de l'office ?

Ce n'est pas l'usage décrit ici. Le code de déontologie interdit au notaire de déléguer l'accomplissement des actes inhérents à son statut ; l'assistant sert à retrouver la bonne trame, la bonne clause et la bonne procédure, et le clerc rédige.

Faut-il mettre les actes signés des clients dans l'assistant ?

Non au départ. Les trames vierges, les clauses types et les notes internes suffisent et ne contiennent pas de données couvertes par le secret.

Trames d'actes et modèles internes de l'office

Les trames d'actes et les modèles internes sont le savoir-faire écrit de l'office : trames par type d'acte, clauses types, lettres de demande de pièces, notes de procédure. Dans beaucoup d'offices, elles existent en plusieurs versions, dans le logiciel de rédaction, sur un disque partagé et dans les dossiers de chacun. Un assistant d'équipe sert d'abord à retrouver la bonne version et à expliquer quand l'utiliser. Il ne rédige pas l'acte.

Pourquoi l'assistant ne rédige pas

Le guide « Introduction à l'intelligence artificielle à l'attention des notaires » (Institut d'études juridiques du Conseil supérieur du notariat, décembre 2025) rappelle deux règles :

L'obligation d'instrumenter : il est possible de répartir les tâches au sein de l'office, pourvu que le service chargé des missions de base reste sous la responsabilité du notaire.
L'interdiction de déléguer : l'article 2 du code de déontologie énonce que le notaire ne peut déléguer l'accomplissement des actes inhérents à son statut d'officier public et ministériel ; le guide en déduit que la sous-traitance qui touche le cœur de la mission est interdite.

Le même guide distingue deux familles d'outils : l'IA qui puise sans contrainte dans des sources publiques, qu'il juge dangereuse, et l'IA « contrôlée », qui cherche dans un univers documentaire strictement défini. Il encourage la seconde approche. Un assistant d'équipe en est un exemple : il ne répond qu'à partir des documents que l'office lui donne.

Ce qu'une bibliothèque de l'office contient

Famille	Exemples	Utile à
Trames d'actes	Vente, avant-contrat, donation, notoriété, Pacs, procuration	Clercs
Clauses types	Conditions suspensives, servitudes, clauses particulières de donation	Clercs, notaire
Lettres et courriels	Demande de pièces, relance, convocation à la signature	Clercs, formalistes, accueil
Notes de procédure	Formalités préalables et postérieures, publication, archivage	Formalistes
Notes de jurisprudence internes	Positions retenues par l'office sur un point discuté	Notaire, clercs
Listes de pièces	Par type de dossier	Tous

Comment l'assistant aide

Retrouver : « Quelle est la trame à jour pour une vente en l'état futur d'achèvement ? » L'assistant donne le nom du fichier et sa date.
Expliquer : « Quand utilise-t-on la clause X ? » Il répond à partir de la note interne qui l'accompagne.
Comparer : « Qu'est-ce qui a changé entre les deux versions de la trame donation ? » Il le fait si les deux versions et leur note de modification sont dans sa base.
Former : un nouveau collaborateur pose ses questions sans attendre la disponibilité d'un clerc confirmé.

Ranger avant de donner à l'assistant

Un assistant reprend le désordre qu'on lui donne. Si trois versions d'une trame coexistent, il peut citer la mauvaise. Avant de l'ouvrir :

Inventoriez les trames et modèles, où qu'ils soient.
Désignez un responsable par famille d'actes, qui valide la version à jour.
Nommez chaque fichier de la même façon : type d'acte, version, date.
Archivez les anciennes versions hors de la base de l'assistant.
Écrivez une courte note par trame : quand l'utiliser, quand ne pas l'utiliser, points de vigilance.

Le contexte de l'acte électronique

Le Conseil supérieur du notariat indique que l'acte authentique sur support électronique se met en place depuis 2008, que plus de 90 % des actes authentiques sont signés électroniquement, et que les actes sont déposés au Minutier central électronique des notaires de France. La signature passe par la clé Real, une clé qui appose la signature électronique et le sceau du notaire. Les trames de l'office vivent donc surtout dans le logiciel de rédaction. L'assistant ne s'y substitue pas : il documente les trames, leurs usages et leurs versions.

Le règlement professionnel du notariat (article 24) rappelle qu'une copie intégrale de l'acte, avec l'ensemble de ses annexes, est remise au client. La liste des annexes attendues par type d'acte a sa place dans la note de chaque trame.

Ce qu'il ne faut pas faire

Donner à l'assistant des actes signés de clients pour « enrichir » ses réponses : ils contiennent des données couvertes par le secret (voir le secret professionnel du notaire).
Laisser un outil choisir seul la trame d'un dossier.
Utiliser un compte personnel d'un outil grand public pour reformuler une clause : le guide du Conseil supérieur du notariat recommande de l'interdire aux collaborateurs.

Un exemple

Par exemple, un office qui a réécrit sa clause de condition suspensive de prêt après une modification réglementaire. Le notaire valide la nouvelle clause, le responsable des trames la range avec une note datée et retire l'ancienne de la base. Le lendemain, un clerc demande à l'assistant « quelle clause de prêt utiliser ? » : il reçoit la nouvelle, avec la date de validation et le nom du responsable.

Pour le lien avec la formation des nouveaux arrivants, voir la formation d'un nouveau clerc.